Wyjątkowe miejsca na konferencje i duże eventy firmowe w Krakowie - gdzie zorganizować?

Dlaczego warto organizować eventy firmowe?

Większe i mniejsze eventy firmowe, w których bierze udział zarówno dyrekcja i szefostwo, jak i pracownicy oraz kontrahenci i ważni klienci, to obecnie bardzo powszechne rozwiązanie w większości firm i przedsiębiorstw. Organizacja tego typu happeningów niesie ze sobą wiele korzyści, wśród których warto wymienić na przykład:

• budowanie relacji międzyludzkich i zacieśnianie więzów;
• poprawa atmosfery panującej wewnątrz firmy;
• zmniejszanie dystansu pomiędzy pracownikami na różnych stanowiskach;
• możliwość spotkania poza biurem lub przedsiębiorstwem, okazja do swobodnej rozmowy na tematy pozazawodowe i wymiany doświadczeń;
• działania wspierające employer branding - budowanie pozytywnego wizerunku firmy, a tym samym zachęta dla potencjalnych przyszłych pracowników;
• wzrost motywacji, bardziej efektywna i wydajna praca;
• możliwość budowania relacji z kontrahentami;
• sposób na wyróżnienie i docenienie najważniejszych klientów.

Dlaczego wybór miejsca wydarzenia jest tak ważny?

Organizacja dużego eventu firmowego lub konferencji na większą liczbę osób to niełatwe zadanie. Przede wszystkim należy znaleźć odpowiednie miejsce na takie wydarzenie. Nie może to być przypadkowa przestrzeń, która pomieści określoną ilość gości. Jeśli zależy nam na profesjonalnym, zapadającym w pamięć evencie, miejsce powinno zostać wybrane z najwyższą starannością i spełniać nawet najbardziej wygórowane oczekiwania. Zadanie to leży po stronie organizatorów imprezy.

Jakie miejsce wybrać na duży event?

Decyzja zapadła: rozpoczyna się organizacja dużego eventu firmowego lub konferencji na sporą liczbę osób. Pierwszym krokiem jest znalezienie odpowiedniego miejsca. Jak to zrobić? Z pewnością należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• rodzaj wydarzenia - organizacja konferencji naukowej będzie się różnić od przygotowania imprezy firmowej w formie bankietu czy gali;
• ilość osób - miejsce musi pomieścić wszystkich gości;
• estetyka budynku i lokalu - zależy od charakteru planowanego wydarzenia;
• umiejscowienie i okolica - jeśli jest to event kilkudniowy, w pobliżu powinny znaleźć się hotele, w których można zakwaterować prelegentów czy uczestników;
• potencjał - z niektórych, pozornie niezbyt zachęcających do organizacji eventów miejsc, przy odpowiednich środkach można wyciągnąć prawdziwe cuda;
• budżet - dostosowany do możliwości.

Propozycje wyjątkowych miejsc na duży event w Krakowie

Gdzie zorganizować większy event firmowy lub dużą konferencję w Krakowie? Przedstawiamy propozycje kilku wyjątkowych, wartych uwagi miejsc.

• EXPO Kraków, ul. Galicyjska 9.
• Centrum Konferencyjne CKF13 przy ul. Fabrycznej 13.
• Hotel Metropolo, ul. Orzechowa 11.
• Stara Zajezdnia, ul. św. Wawrzyńca 12.
• Muzeum Lotnictwa w Krakowie przy Alei Jana Pawła II 39.
• Tauron Arena Kraków, ul. Stanisława Lema 7.

Duży event firmowy lub konferencja - jak je zorganizować?

Organizacja imprezy firmowej lub konferencji - szczególnie, jeśli ma to być większy event - to trudne zadanie logistyczne i wymagające przedsięwzięcie. Oprócz wyboru odpowiedniego, wyjątkowego miejsca czeka nas jeszcze mnóstwo innych decyzji i spraw do załatwienia. O czym jeszcze pamiętać, planując tego typu wydarzenie?

Forma wydarzenia

Już w pierwszym etapie planowania happeningu należy szczegółowo nazwać rodzaj czekającego nas wydarzenia. Czy ma to być impreza firmowa w typie bankietu lub gali, koncert lub festyn plenerowy, a może międzynarodowa konferencja naukowa? Trzeba również określić formę eventu - czy będzie to wydarzenie stacjonarne, online, czy w wariancie hybrydowym? Każde z nich wymaga innego rodzaju przygotowań.

Zatrudnienie usługodawców i pomoc firmy eventowej

Można zorganizować happening na własną rękę, ale można również skorzystać z profesjonalnej pomocy doświadczonych firm eventowych. Jest to rozwiązanie szczególnie dobre podczas planowania większych wydarzeń z dużą ilością osób, na przykład dużych konferencji, imprez firmowych czy koncertów. Często konieczna jest pomoc zewnętrznych usługodawców, na przykład cateringu, ochrony, fotografa czy techników.

Organizacja transportu i noclegów

Po stronie organizatora spoczywa obowiązek zapewnienia prelegentom lub uczestnikom wydarzenia transportu na miejsce docelowe oraz ewentualnych noclegów. Nie należy o tym zapominać podczas ustalania budżetu potrzebnego na event.

Dodatkowe atrakcje

Aby event jak najlepiej zapadł w pamięć oraz wyróżniał się na tle innych wydarzeń, warto zapewnić gościom dodatkowe atrakcje. W zależności od formy i rodzaju organizowanego happeningu, mogą to być na przykład:

• dekoracyjne oświetlenie, profesjonalne nagłośnienie;
• multimedia, wynajem ekranów LED lub telebimów do wyświetlania treści;
• transmisja online z wydarzenia;
• obecność DJ-a (a także DVJ lub live act z DJ-em);
• doświadczony konferansjer, który profesjonalnie poprowadzi wydarzenie;
• występy zespołów muzycznych, kabaretów;
• pokazy taneczne, pokazy barmańskie;
• fotobudka;
• chill out zone - strefa relaksu dla uczestników.